DOKE.561.7.2023

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r., poz. 775) w związku z art. 7 ust. 1 i 2, art. 60, art. 101, art. 101a ust. 2 oraz art. 103 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781) oraz na podstawie art. 57 ust. 1 lit. a) i lit. h), art. 58 ust. 2 lit. i), art. 83 ust. 1-2 oraz art. 83 ust. 5 lit. e) w związku z art. 58 ust. 1 lit. a) i e) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływ takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. l, ze zmianami ogłoszonymi w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2, oraz w Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35), zwanego dalej „Rozporządzeniem 2016/679”, po przeprowadzeniu wszczętego z urzędu postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na W. sp. j. z siedzibą we W. przy ul. (…), Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

stwierdzając naruszenie przez W. sp. j. z siedzibą we W. przy ul. (…) przepisów art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679, polegające na niezapewnieniu Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań, nakłada na W. sp. j. z siedzibą we W. przy ul. (…) administracyjną karę pieniężną w kwocie 14 148 zł (słownie: czternaście tysięcy sto czterdzieści osiem złotych).

UZASADNIENIE

Stan faktyczny

1. Do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwanego dalej „Prezesem UODO”) wpłynęła skarga Pani M. S., zam. w G. przy ul. (…) (zwanej dalej „Skarżącą”) na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych przez W. sp. j. z siedzibą we W. przy ul. (…) (zwaną dalej „Spółką”) polegające na przetwarzaniu danych osobowych Skarżącej bez podstawy prawnej w celach marketingowych oraz nieuwzględnieniu jej wniosku o usunięciu tych danych osobowych. W związku z powyższym, celem rozpatrzenia zarzutów podnoszonych przez Skarżącą, Prezes UODO wszczął postępowanie o sygn. DS.523.731.2022.
2. W ramach wyżej wskazanego postępowania – działając na podstawie art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679 – Prezes UODO pismem z 08 sierpnia 2022 r. wezwał Spółkę do złożenia wyjaśnień w sprawie oraz do udzielenia odpowiedzi na następujące, szczegółowe pytania dotyczące istoty sprawy:

1)    czy, a jeśli tak, to kiedy, na jakiej podstawie prawnej, w jakim celu i zakresie oraz z jakiego źródła Spółka pozyskała dane osobowe Skarżącej, w tym adres e-mail: (…);

2)    czy Skarżąca zwracała się do Spółki z żądaniem zaprzestania przetwarzania jej danych osobowych lub o usunięcie jej danych osobowych, a jeżeli tak, to kiedy, w jaki sposób Spółka ustosunkowała się do jej wniosku; jeżeli odmówiła usunięcia danych osobowych Skarżącej, to proszę o wskazanie, z jakiego powodu, na jakiej podstawie prawnej,

3)    czy, a jeśli tak, to na jakiej podstawie prawnej (proszę wskazać przepis prawa), w jakim zakresie i celu Spółka przetwarza aktualnie dane osobowe Skarżącej, oraz jak długo będą przetwarzane i na jakiej podstawie prawnej;

4)    czy Skarżąca wyraziła zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego; jeśli tak to kiedy i jakiej treści była to zgoda - wzywam do przedłożenia kopii dokumentu, z którego wynika treść tej zgody;

5)    czy Skarżąca wyraziła zgodę na otrzymywanie od Spółki informacji marketingowych za pośrednictwem wiadomości e-mail, sms, mms, połączeń telefonicznych, tj. zgodę o której mowa w art. 172 pr. telekom. lub / i art. 10 u.ś.u.d.e.; jeśli tak to kiedy i jakiej treści była to zgoda - wzywam do przedłożenia kopii dokumentu, z którego wynika treść tej zgody.

3. Wezwanie to, skierowane na aktualny w dacie wysyłki adres siedziby Spółki ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, tj. ul. (…) W., po dwukrotnej awizacji w dniach: 11 sierpnia 2022 r. oraz 19 sierpnia 2022 r., nie zostało odebrane przez adresata i wróciło do nadawcy z adnotacją „ZWROT nie podjęto w terminie”. W związku z powyższym Prezes UODO, w oparciu o przepis art. 44 § 4 w związku z art. 45 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r., poz. 775 ze zm.) (zwanej dalej „k.p.a.”), uznał je za prawidłowo doręczone Spółce z dniem 25 sierpnia 2022 r. i pozostawił w aktach sprawy. Spółka nie udzieliła odpowiedzi na to wezwanie Prezesa UODO.
4. W związku z powyższym Prezes UODO ponownie – pismem z 01 marca 2023 r. – zwrócił się do Spółki o udzielenie wyjaśnień w sprawie. Również i to wezwanie dwukrotnie awizowane w dniach: 6 marca 2023 r. oraz 14 marca 2023 r. nie zostało odebrane przez Spółkę. Zwrócone do nadawcy z adnotacją „ZWROT nie podjęto w terminie”, stosownie do brzmienia art. 44 § 4 w związku z art. 45 k.p.a., zostało uznane za prawidłowo doręczone Spółce z dniem 20 marca 2023 r. Wobec braku odbioru pisma, Spółka nie udzieliła Prezesowi UODO żądanych informacji.
5. Pismo z 01 marca 2023 r. o sygn. DS.523.731.2022 zawierało pouczenie, że brak wyczerpującej odpowiedzi na niniejsze wezwanie skutkować może, nałożeniem na Spółkę – zgodnie z art. 83 ust 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej kary pieniężnej.
6. Powyższe okoliczności stanu faktycznego Prezes UODO ustalił na podstawie całokształtu korespondencji urzędowej, którą kierował do Spółki, a która to korespondencja zgromadzona jest w aktach postępowania o sygn. DS.523.731.2022. Korespondencja ta dokumentuje w sposób pełny i wyczerpujący całokształt prób uzyskania przez Prezesa UODO dostępu do danych osobowych i informacji potrzebnych do realizacji swoich zadań – w tym przypadku do rozpatrzenia sprawy o sygn. DS.523.731.2022, a z drugiej strony odzwierciedla brak reakcji Spółki na żądania Prezesa UODO.

Postępowanie

7. W związku z nieudzieleniem przez Spółkę informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy o sygn. DS.523.731.2022, Prezes UODO wszczął wobec niej z urzędu – na podstawie art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679 – niniejsze postępowanie administracyjne (o sygn. DOKE.561.7.2023) w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej za naruszenie art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679.
8. O wszczęciu postępowania Spółka poinformowana została pismem z 16 maja 2023 r. Korespondencja ta, skierowana na adres siedziby Spółki, awizowana dwukrotnie w dniach: 22 maja 2023 r. oraz 30 maja 2023 r., nie została przez Spółkę odebrana. W związku z powyższym Prezes UODO – stosownie do brzmienia art. 44 § 4 w związku art. 45 k.p.a. –  uznał ją za doręczoną Spółce z dniem 5 maja 2023 r. Pismem tym Spółka wezwana została, celem ustalenia podstawy wymiaru kary w oparciu o art. 101a ust. 1 u.o.d.o., do przedstawienia sprawozdania finansowego lub innego dokumentu przedstawiającego wysokość obrotu i wyniku finansowego osiągniętego przez nią w roku 2022. Spółka poinformowana została, na czym polega zarzucane jej naruszenie; została również pouczona o sankcjach grożących za to naruszenie, a także o istniejącej nadal możliwości złożenia wyjaśnień, których żądał od niej Prezes UODO w postępowaniu o sygn. DS.523.731.2022,co mogłoby wpłynąć łagodząco na wymiar administracyjnej kary pieniężnej orzeczonej w niniejszej sprawie. Ponadto Spółka poinformowana została o możliwości wypowiedzenia się – przed wydaniem decyzji administracyjnej, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.
9. Ponadto, do Spółki kierowana była prośba o kontakt z organem ochrony danych osobowych w ww. sprawie na jej adres poczty elektronicznej wskazany w KRS: (…) (…). Prośbę kierowano e-mailami w następujących dniach: 17 lipca 2023 r., 04 września 2023 r. oraz 26 października 2023 r.
10. Spółka nie podjęła żadnych działań w reakcji zarówno na informację o wszczęciu niniejszego postępowania, jak i prośbę o kontakt kierowaną do niej za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Po rozpatrzeniu całości materiału dowodowego zebranego w sprawie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Przepisy prawne

11. Zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO – jako organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 Rozporządzenia 2016/679 – na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia. W ramach swoich kompetencji Prezes UODO rozpatruje m.in. skargi wniesione przez osoby, których dane dotyczą, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań (art. 57 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia 2016/679) oraz prowadzi postępowania w sprawie stosowania niniejszego rozporządzenia, w tym na podstawie informacji otrzymanych od innego organu nadzorczego lub innego organu publicznego (art. 57 ust. 1 lit. h) Rozporządzenia 2016/679).
12. Dla umożliwienia realizacji tak określonych zadań, Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 uprawnień w zakresie prowadzonych postępowań, w tym uprawnienie do nakazania administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych do realizacji swoich zadań (art. 58 ust. 1 lit. a) oraz uprawnienie do uzyskania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji swoich zadań (art. 58 ust. 1 lit. e).
13. Naruszenie przepisów Rozporządzenia 2016/679 polegające na niezapewnieniu przez administratora lub podmiot przetwarzający dostępu do danych osobowych i informacji skutkujące naruszeniem uprawnień organu określonych w art. 58 ust. 1 tego aktu prawnego, podlega – zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. e) in fineRozporządzenia 2016/679– administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.
14. Oceniając, czy, a jeśli tak, to w jakim wymiarze powinna być nałożona administracyjna kara pieniężna, organ nadzorczy ma obowiązek uwzględnić następujące okoliczności (przesłanki wymiaru kary) określone w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679:

a)     charakter, wagę i czas trwania naruszenia przy uwzględnieniu charakteru, zakresu lub celu danego przetwarzania, liczby poszkodowanych osób, których dane dotyczą, oraz rozmiaru poniesionej przez nie szkody,

b)     umyślny lub nieumyślny charakter naruszenia,

c)     działania podjęte przez administratora lub podmiot przetwarzający w celu zminimalizowania szkody poniesionej przez osoby, których dane dotyczą,

d)     stopień odpowiedzialności administratora lub podmiotu przetwarzającego z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych wdrożonych przez nich na mocy art. 25 i 32,

e)     wszelkie stosowne wcześniejsze naruszenia ze strony administratora lub podmiotu przetwarzającego,

f)      stopień współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia oraz złagodzenia jego ewentualnych negatywnych skutków,

g)     kategorie danych osobowych, których dotyczyło naruszenie,

h)     sposób, w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, w szczególności, czy i w jakim zakresie administrator lub podmiot przetwarzający zgłosili naruszenie,

i)       jeżeli wobec administratora lub podmiotu przetwarzającego, których sprawa dotyczy, zostały wcześniej zastosowane w tej samej sprawie środki, o których mowa w art. 58 ust. 2 - przestrzeganie tych środków,

j)       stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania na mocy art. 40 lub zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji na mocy art. 42,

k)     wszelkie inne obciążające lub łagodzące czynniki mające zastosowanie do okoliczności sprawy, takie jak osiągnięte bezpośrednio lub pośrednio w związku z naruszeniem korzyści finansowe lub uniknięte straty.

15. Ponadto organ nadzorczy – zgodnie z art. 83 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 – zapewnia by stosowane administracyjne kary pieniężne były w każdym indywidualnym przypadku skuteczne, proporcjonalne i odstraszające (zasady wymiaru kary).
16. Celem ustalenia podstawy wymiaru administracyjnej kary pieniężnej podmiot, wobec którego toczy się postępowanie w sprawie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej zobowiązany jest na żądanie Prezesa UODO dostarczyć mu, w terminie 30 dni od dnia otrzymania żądania, danych niezbędnych do określenia tejże podstawy (art. 101a ust. 1 u.o.d.o.). Natomiast, w przypadku niedostarczenia tych danych przez podmiot podlegający ukaraniu, Prezes UODO ustala podstawę wymiaru administracyjnej kary pieniężnej w sposób szacunkowy, uwzględniając wielkość podmiotu, specyfikę prowadzonej przez niego działalności lub ogólnie dostępne dane finansowe dotyczące podmiotu (art. 101a ust. 2 u.o.d.o.).
17. Stosownie do treści art. 103 u.o.d.o. równowartość wyrażonych w euro kwot, o których mowa w art. 83 Rozporządzenia 2016/679, oblicza się w złotych według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w tabeli kursów na dzień 28 stycznia każdego roku, a w przypadku, gdy w danym roku Narodowy Bank Polski nie ogłasza średniego kursu euro w dniu 28 stycznia – według średniego kursu euro ogłoszonego w najbliższej po tej dacie tabeli kursów Narodowego Banku Polskiego.
18. Stosowanie do art. 60 u.o.d.o. postępowanie w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych jest prowadzone przez Prezesa UODO. Z kolei art. 7 ust. 1 u.o.d.o. stanowi, że w sprawach nieuregulowanych w tej ustawie do postępowań administracyjnych przed Prezesem UODO (w tym w postępowaniach w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej, o których mowa w Rozdziale 11 u.o.d.o.) stosuje się przepisy k.p.a. Zgodnie z art. 7 ust. 2 u.o.d.o. postępowania te są postępowaniami jednoinstancyjnymi.
19. Art. 44 § 4 k.p.a. w związku z art. 44 § 1 k.p.a. w związku z art. 45 k.p.a. stanowią, że fikcja doręczenia zachodzi z upływem ostatniego dnia okresu, to jest 14 dni w przypadku doręczenia pisma na adres siedziby osoby prawnej przez operatora pocztowego, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Ocena prawna

20. Odnosząc przytoczone powyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 do ustalonego w niniejszej sprawie stanu faktycznego rozważyć należy w pierwszej kolejności czy Spółka jest adresatem obowiązków, o których mowa w art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679, naruszenie których podlega administracyjnej karze pieniężnej na podstawie art. 83 ust. 5 Rozporządzenia 2016/679. Oba wskazane wyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 nakładają bowiem obowiązki procesowe – w ramach prowadzonych przez Prezesa UODO postępowań – na administratorów i na podmioty przetwarzające.
21. W sprawie o sygnaturze DS.523.731.2022 Prezes UODO ustalił – w oparciu o informacje i dowody przedstawione przez Skarżącą w jej skardze, a także wobec braku dowodów przeciwnych – że dane osobowe Skarżącej przetwarzane były przez Spółkę, działającą w tym procesie przetwarzania jako administrator. Spółka była, bowiem w posiadaniu danych osobowych Skarżącej przetwarzanychw celach marketingowych. Nieistotne w niniejszej sprawie jest czy opisywane przetwarzanie miało miejsce w oparciu o którąkolwiek z podstaw prawnych wskazanych w art. 6 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 oraz czy dokonywane było zgodnie z pozostałymi przepisami tego rozporządzenia. Natomiast na potrzeby niniejszej sprawy ustalenie, że w kwestionowanym procesie przetwarzania Spółka występowała w roli administratora danych osobowych Skarżącej, pozwala na stwierdzenie, że Spółka zobowiązana była do udzielenia wszelkich informacji żądanych przez Prezesa UODO w celu wnikliwego i wszechstronnego rozpatrzenia skargi, będącej przedmiotem postępowania o sygn. DS.523.731.2022.
22. W postępowaniu tym, w celu uzyskania wyjaśnień Spółki niezbędnych do zbadania zasadności zarzutów podnoszonych przez Skarżącego – działając w oparciu o art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679 – Prezes UODO dwukrotnie zwrócił się do Spółki z wezwaniem do ustosunkowania się do treści skargi oraz do złożenia wyjaśnień, poprzez udzielenie odpowiedzi na szczegółowe pytania dotyczące sprawy (vide pkt 2 i 4 uzasadnienia niniejszej decyzji). Żadne z tych pism, skierowanych na adres siedziby Spółki ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, nie zostało przez Spółkę odebrane mimo dwukrotnego ich awizowania, w związku z czym pisma te zostały uznane za prawidłowo doręczone Spółce zgodnie z art. 44 § 4 w związku z art. 45 k.p.a. W konsekwencji opisywanego zaniechania Spółki, Prezes UODO nie uzyskał dostępu do danych osobowych i informacji potrzebnych do realizacji jego zadań – w tym przypadku do zbadania zasadności skargi Skarżącego.
23. Stanu tego nie zmieniło wszczęcie przez Prezesa UODO niniejszego postępowania w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej (o sygn. DOKE.561.7.2023). Pismo z 16 maja 2023 r. skierowane do Spółki w ramach tego postępowania (vide pkt 8 uzasadnienia niniejszej decyzji) również nie zostało przez Spółkę odebrane, wobec czego pozostało bez jakiejkolwiek odpowiedzi z jej strony.
24. W tym miejscu wskazać należy, że odpowiedzialność za nieudzielenie Prezesowi UODO żądanych przez niego informacji spoczywa na Spółce. Nie zmienia tego okoliczność, że wezwania kierowane przez Prezesa UODO do Spółki nie zostały przez nią ostatecznie odebrane.Powinnością każdej jednostki organizacyjnej jest bowiem zapewnienie takiej organizacji odbioru pism, aby przebieg korespondencji odbywał się w sposób ciągły i niezakłócony oraz wyłącznie przez osoby uprawnione (vide Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 18 października 2018, sygn. akt II SAB/Go 90/18, LEX nr 2576144). Podobnie Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 24 maja 2004 r., wydanym w sprawie o sygn. akt FSK 40/04 (LEX nr 137872) stwierdził, że obowiązkiem osób prawnych i jednostek organizacyjnych jest taka organizacja pracy, by doręczanie pism w godzinach pracy i w lokalu ich siedziby było zawsze możliwe. Zaniedbanie tegoż obowiązku powinno być uznawane za rażące niedbalstwo ze strony Spółki, które w żadnym razie nie powinno negatywnie wpływać na możliwość realizacji uprawnień organu nadzorczego, w tym na terminowość prowadzonych przez Prezesa UODO postępowań.
25. Bezspornym wobec powyższego jest zatem fakt, że Prezes UODO, realizując uprawnienie, o którym mowa w art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679, skierował do Spółki żądanie dostarczenia informacji potrzebnych do realizacji swoich zadań – w tym przypadku do merytorycznego rozstrzygnięcia sprawy o sygn. DS.523.731.2022. Bezsporny jest także fakt, że Prezes UODO nie uzyskał od Spółki żądanych informacji, co stanowi naruszenie art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) Rozporządzenia 2016/679.
26. Skutkiem braku dostępu do informacji, których Prezes UODO żądał od Spółki, była przeszkoda w obiektywnym, wnikliwym i wszechstronnym rozpatrzeniu sprawy, a także nieuzasadnione przedłużenie czasu trwania postępowania zainicjowanego skargą Skarżącego, co stało z kolei w sprzeczności z podstawowymi zasadami rządzącymi postępowaniem administracyjnym – określonymi w art. 12 ust. 1 k.p.a. zasadami wnikliwości i szybkości postępowania.
27. Mając na uwadze powyższe, Prezes UODO stwierdza, że w niniejszej sprawie zaistniały przesłanki uzasadniające nałożenie na Spółkę – na mocy art. 83 ust. 5 lit. e) in fine Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej kary pieniężnej w związku z niezapewnieniem przez Spółkę dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań, to jest do rozstrzygnięcia sprawy o sygn. DS.523.731.2022.

Przesłanki i zasady wymiaru administracyjnie kary pieniężnej

28. Stosownie do treści art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679, administracyjne kary pieniężne nakłada się zależnie od okoliczności każdego indywidualnego przypadku. Zwraca się przy tym w każdym przypadku uwagę na szereg przesłanek wymienionych w punktach od a) do k) wskazanego wyżej przepisu (vide pkt 13 uzasadnienia niniejszej decyzji). Decydując o nałożeniu w niniejszej sprawie na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej oraz ustalając jej wysokość, Prezes UODO wziął spośród nich pod uwagę następujące okoliczności wpływające obciążająco na ocenę naruszenia:
29. Charakter, waga i czas trwania naruszenia (art. 83 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia 2016/679).

Naruszenie podlegające administracyjnej karze pieniężnej w niniejszej sprawie godzi w system mający na celu ochronę jednego z podstawowych praw osoby fizycznej, którym jest prawo do ochrony jej danych osobowych, czy też szerzej – do ochrony jej prywatności. Istotnym elementem tego systemu, którego ramy określone zostały przepisami Rozporządzenia 2016/679, są organy nadzorcze, na które nałożone zostały zadania związane z ochroną i egzekwowaniem praw osób fizycznych w tym zakresie. W celu umożliwienia realizacji tych zadań organy nadzorcze wyposażone zostały w szereg uprawnień kontrolnych, uprawnień umożliwiających prowadzenie postępowań administracyjnych oraz uprawnień naprawczych. Natomiast na administratorów i podmioty przetwarzające nałożone zostały, skorelowane z uprawnieniami organów nadzorczych, określone obowiązki, w tym obowiązek zapewnienia tym organom dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji ich zadań. Wagę naruszenia tych obowiązków podkreślił sam prawodawca unijny, przewidując za ich naruszenie karę wyższą z dwóch określonych przepisami Rozporządzenia 2016/679 – karę do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa. Postępowanie Spółki w niniejszej sprawie, polegające na nieodbieraniu kierowanych do niej pism oraz braku złożenia żądanych przez Prezesa UODO wyjaśnień – skutkujące utrudnieniem i nieuzasadnionym przedłużeniem prowadzonego przez Prezesa UODO postępowania, należy więc uznać za godzące w system ochrony danych osobowych, i z tego względu mające dużą wagę i naganny charakter. Wagę naruszenia zwiększa dodatkowo okoliczność, że dokonane przez Spółkę naruszenie było ciągłe i długotrwałe. Trwało bowiem od chwili upływu 7-dniowego terminu na złożenie wyjaśnień, wyznaczonego w pierwszym wezwaniu skierowanym do Spółki w postępowaniu o sygn. DS.523.731.2022 - liczonego od 25 sierpnia 2022 r., tj. od dnia, w którym pismo zostało uznane za prawidłowo doręczone Spółce – a zatem od 1 września 2022 r., do dnia wydania decyzji kończącej niniejsze postępowanie.

30. Nieumyślny charakter naruszenia (art. 83 ust. 2 lit. b) Rozporządzenia 2016/679).

W związku z tym, że żadne ze skierowanych przez Prezesa UODO do Spółki wezwań do złożenia wyjaśnień nie zostało faktycznie przez nią odebrane, brak jest podstaw do uznania, że działanie Spółki, podlegające ukaraniu w niniejszej sprawie, miało charakter celowy. W ocenie Prezesa UODO, dokonane przez Spółkę naruszenie miało charakter nieumyślny, jednakże w związku z tym, że było ono następstwem rażącego i długotrwałego zaniedbania przez Spółkę podstawowego jej obowiązku (zapewnienia takiej organizacji odbioru pism, aby przebieg korespondencji urzędowej odbywał się w sposób ciągły i niezakłócony), okoliczność ta oceniona została negatywnie i uznana za obciążającą w kontekście ustalenia zarówno zasadności wymierzenia, jak i wysokości orzeczonej kary.

31. Stopień współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia oraz złagodzenia jego ewentualnych negatywnych skutków (art. 83 ust. 2 lit. f) Rozporządzenia 2016/679.

W toku niniejszego postępowania w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej Spółka nie podjęła w żadnym stopniu współpracy z Prezesem UODO. W szczególności Spółka nie przedstawiła informacji żądanych przez Prezesa UODO w postępowaniu o sygnaturze DS.523.731.2022,co mogłoby być potraktowane jako działanie mające na celu usunięcie stwierdzonego w niniejszej sprawie naruszenia lub złagodzenie jego skutków. Taki brak współpracy z Prezesem UODO skutkował utrudnieniem i nieuzasadnionym przedłużeniem prowadzonego przez Prezesa UODO postępowania. Takie skutki trwania Spółki w stanie naruszenia (braku woli przywrócenia stanu zgodnego z prawem polegającego na wywiązywaniu się z ciążących na niej obowiązków procesowych w postępowaniu przed Prezesem UODO) muszą wpłynąć – w ocenie Prezesa UODO – obciążająco na ocenę stwierdzonego naruszenia.

32. W ocenie Prezesa UODO żadna z okoliczności, o których mowa w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679, nie przemawia za złagodzeniem ustalonego – z uwzględnieniem wyżej wskazanych okoliczności obciążających – wymiaru kary orzeczonej niniejszą decyzją.
33. Inne, niżej wskazane okoliczności, o których mowa w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679, po dokonaniu oceny ich wpływu na stwierdzone w niniejszej sprawie naruszenie, zostały przez Prezesa UODO uznane za neutralne w jego ocenie, to znaczy niemające ani obciążającego ani łagodzącego wpływu na wymiar orzeczonej administracyjnej kary pieniężnej:

• Wszelkie stosowne wcześniejsze naruszenia ze strony administratora (art. 83 ust. 2 lit. e) Rozporządzenia 2016/679). Prezes UODO nie stwierdził, aby Spółka dokonała wcześniej jakichkolwiek naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych, w związku z czym brak jest podstaw do traktowania tej okoliczności jako obciążającej. A ponieważ taki stan (wywiązywanie się z obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych) jest stanem naturalnym w otoczeniu prawnym, w którym Spółka funkcjonuje, nie może mieć on również wpływu łagodzącego na dokonaną przez Prezesa UODO ocenę naruszenia.
• Sposób, w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu (art. 83 ust. 2 lit. h) Rozporządzenia 2016/679). Informację o stwierdzonym w niniejszej sprawie naruszeniu Prezes UODO uzyskał z urzędu analizując przebieg toczącego się przed nim postępowania o sygnaturze DS.523.731.2022. Jest to naturalny sposób powzięcia informacji o tego rodzaju naruszeniu, wynikający z kompetencji Prezesa UODO do oceny przebiegu tego postępowania i oceny, jakie informacje są mu niezbędne do rozstrzygnięcia prowadzonej sprawy. Brak jest więc podstaw do negatywnej oceny faktu, że informacja o naruszeniu nie pochodzi od Spółki; fakt ten nie może być jednak też uwzględniony na korzyść Spółki skoro nie brała ona żadnego udziału w uzyskaniu przez Prezesa UODO informacji o naruszeniu.
• Przestrzeganie wcześniej zastosowanych w tej samej sprawie środków, o których mowa w art. 58 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 (art. 83 ust. 2 lit. i) Rozporządzenia 2016/679). Przed wydaniem niniejszej decyzji Prezes UODO nie stosował wobec Spółki w rozpatrywanej sprawie żadnych środków wymienionych w art. 58 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679, w związku z czym Spółka nie miała obowiązku podejmowania żadnych działań związanych z ich stosowaniem, a które to działania, poddane ocenie Prezesa UODO, mogłyby mieć obciążający lub łagodzący wpływ na ocenę stwierdzonego naruszenia.
• Stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania lub zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji (art. 83 ust. 2 lit. j) Rozporządzenia 2016/679). Spółka nie stosuje instrumentów, o których mowa w art. 40 i art. 42 Rozporządzenia 2016/679. Ich przyjęcie, wdrożenie i stosowanie nie jest jednak – jak stanowią przepisy Rozporządzenia 2016/679 – obowiązkowe dla administratorów, w związku z czym okoliczność ich niestosowania nie może być w niniejszej sprawie poczytana na niekorzyść Spółki. Na korzyść Spółki natomiast mogłaby być uwzględniona okoliczność przyjęcia i stosowania tego rodzaju instrumentów jako środków gwarantujących wyższy niż standardowy poziom ochrony przetwarzanych danych osobowych.
• Osiągnięte bezpośrednio lub pośrednio w związku z naruszeniem korzyści finansowe lub uniknięte straty (art. 83 ust. 2 lit. k) Rozporządzenia 2016/679). Prezes UODO nie stwierdził, żeby Spółka, w związku z nieudzieleniem żądanych przez niego informacji, odniosła jakiekolwiek korzyści finansowe lub uniknęła tego rodzaju strat. Brak jest więc podstaw do traktowania tej okoliczności jako obciążającej Spółkę. Stwierdzenie zaistnienia wymiernych korzyści finansowych wynikających z naruszenia przepisów Rozporządzenia 2016/679 należałoby ocenić zdecydowanie negatywnie. Natomiast nieosiągnięcie przez Spółkę takich korzyści, jako stan naturalny wynikający z założenia, że przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą osiąga z tego tytułu korzyści finansowe (zyski) pod warunkiem stosowania się do obowiązujących rygorów prawnych, jest okolicznością, która z istoty rzeczy nie może być dla niej łagodzącą. Potwierdza to samo sformułowanie przepisu art. 83 ust. 2 lit. k) Rozporządzenia 2016/679, który nakazuje organowi nadzorczemu zwrócić należytą uwagę na korzyści „osiągnięte” – zaistniałe po stronie podmiotu dokonującego naruszenia.
• Inne obciążające lub łagodzące czynniki (art. 83 ust. 2 lit. k) Rozporządzenia 2016/679). Prezes UODO wszechstronnie rozpatrując sprawę nie odnotował innych niż opisane powyżej okoliczności mogących mieć wpływ na ocenę naruszenia i na wysokość orzeczonej administracyjnej kary pieniężnej.

34. Pozostałe okoliczności wymienione w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 siłą rzeczy nie mogły być wzięte pod uwagę przez Prezesa UODO ze względu na specyficzny charakter naruszenia (dotyczącego relacji administratora z organem nadzorczym, a nie z osobami, których dane dotyczą). Są to:

• liczba poszkodowanych osób i rozmiar poniesionej przez nie szkody (art. 83 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia 2016/679) – ze względu na to, że naruszenie (nieudzielenie przez Spółkę Prezesowi UODO dostępu do niezbędnych informacji) nie wiąże się z naruszeniem danych osobowych żadnej osoby i w konsekwencji nie wystąpiły w sprawie żadne szkody po stronie osób fizycznych;
• działania podjęte przez administratora w celu zminimalizowania szkód poniesionych przez osoby, których dane dotyczą (art. 83 ust. 2 lit. c) Rozporządzenia 2016/679) – ze względu na to, że w sprawie nie wystąpiły żadne szkody po stronie osób fizycznych, brak jest obowiązku i możliwości podjęcia przez Spółkę jakichkolwiek działań mających na celu ich zminimalizowanie;
• stopień odpowiedzialności administratora z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych wdrożonych przez nich na mocy art. 25 i 32 Rozporządzenia 2016/679 (art. 83 ust. 2 lit. d) Rozporządzenia 2016/679) – ze względu na to, że naruszenie w samej swojej istocie nie wiąże się ze środkami technicznymi i organizacyjnym wdrożonymi przez Spółkę w celu zapewnienia ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa ich przetwarzania;
• kategorie danych osobowych, których dotyczyło naruszenie (art. 83 ust. 2 lit. g) Rozporządzenia 2016/679) – ze względu na to, że naruszenie polegające na niezapewnieniu dostępu do informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań nie wiąże się z naruszeniem żadnych danych osobowych.

35. Stosownie do brzmienia art. 83 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 nałożona przez organ nadzorczy administracyjna kara pieniężna powinna być w każdym indywidualnym przypadku skuteczna, proporcjonalna i odstraszająca. Definiując wyżej wskazane zasady wymierzania administracyjnych kar pieniężnych odnieść należy się do poglądów doktryny prawa o ochronie danych osobowych. „Sankcja jest skuteczna, jeśli pozwala osiągnąć cel, dla którego ją wprowadzono. Sankcja jest proporcjonalna, jeśli nie przekracza progu dolegliwości określonego przez uwzględnienie okoliczności konkretnego przypadku. Sankcja jest zaś odstraszająca, jeśli realizuje względy prewencji indywidualnej i generalnej, innymi słowy, stanowi czytelny sygnał o dezaprobowaniu naruszenia dla społeczeństwa, a także dla samego adresata sankcji”  (P. Litwiński (red.), Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. […]; Komentarz do art. 83 [w:] P. Litwiński (red.) Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Wybrane przepisy sektorowe. Komentarz). Tak zdefiniowane zasady wymierzania administracyjnych kar pieniężnych wymagają odniesienia się do wielkości, możliwości finansowych i pozycji ukaranego podmiotu na rynku, a za miernik tych atrybutów ukaranego podmiotu, w przypadku gdy jest nim przedsiębiorstwo, Rozporządzenie 2016/679 pozwala przyjąć całkowity roczny światowy obrót z poprzedniego roku obrotowego (art. 83 ust. 5 Rozporządzenia 2016/679). Uzupełniając tę zasadę, przepis art. 101a ust. 2 u.o.d.o. stanowi, że w przypadku braku takich danych Prezes UODO ustala podstawę wymiaru administracyjnej kary pieniężnej w oparciu o szacunki, co do wielkości podmiotu, specyfiki prowadzonej przez niego działalności lub ogólnie dostępne dane finansowe dotyczące podmiotu. Odniesienie się do potencjału ekonomicznego ukaranego podmiotu jest konieczne gdyż m.in. kara niewspółmiernie niska w stosunku do możliwości finansowych sprawcy naruszenia (kara wręcz „niezauważalna” dla tego podmiotu) nie będzie skuteczna i odstraszająca dla tego podmiotu; kara zbyt dolegliwa (kara, której uiszczenie zagrozi bytowi podmiotu) nie będzie natomiast karą proporcjonalną.
36. W ocenie Prezesa UODO kara nałożona na Spółkę w niniejszym postępowaniu odpowiada zasadom wskazanym w art. 83 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679. Jej dolegliwość w wymiarze finansowym zdyscyplinuje Spółkę do prawidłowej współpracy z Prezesem UODO w postępowaniach prowadzonych z jej udziałem przed Prezesem UODO. W wymiarze dyscyplinującym Spółkę kara będzie więc skuteczna (osiągnie swój cel). Nałożona niniejszą decyzją kara jest też – w ocenie Prezesa UODO – proporcjonalna do wagi stwierdzonego naruszenia oraz do możliwości jej poniesienia przez Spółkę bez dużego uszczerbku dla prowadzonej przez nią działalności. Kara ta spełni ponadto funkcję odstraszającą; będzie jasnym sygnałem dla Spółki, zobowiązanej na mocy przepisów Rozporządzenia 2016/679 do współpracy z Prezesem UODO, że lekceważenie obowiązków związanych ze współpracą z nim (w szczególności utrudnianie dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań) stanowi naruszenie o dużej wadze i jako takie podlegać będzie sankcjom finansowym.
37. Wobec nieprzedstawienia przez Spółkę żądanych przez Prezesa UODO danych finansowych za rok 2022, ustalając wysokość administracyjnej kary pieniężnej w niniejszej sprawie, Prezes UODO wziął pod uwagę, w oparciu o art. 101a ust. 2 u.o.d.o., szacunkową wielkość Spółki oraz specyfikę, zakres i skalę prowadzonej przez nią działalności. Spółka obecna jest na polskim rynku od kilku lat (wpis Spółki do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego miał miejsce 27 marca 2014 r.), co świadczy o stabilnym charakterze prowadzonej przez nią działalności. Zakres działalności Spółki skupia się przede wszystkim na działalności związanej z organizacją targów, wystaw i kongresów, wytwarzaniem gotowych posiłków i dań, sprzedaży detalicznej prowadzonej w niewyspecjalizowanych sklepach z przewagą żywności, napojów i wyrobów tytoniowych, sprzedaży detalicznej prowadzonej przez domy sprzedaży wysyłkowej lub internet, działalności wesołych miasteczek i parków rozrywki.
38. W związku z tym, że ukaraniu w niniejszej sprawie podlega podmiot prowadzący działalność na średnią skalę, nałożona na niego niniejszą decyzją administracyjna kara pieniężna w stosunkowo niewielkiej wysokości (stanowiącej 0,015 % maksymalnej wysokości kary, którą zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. e) in fine Rozporządzenia 2016/679 Prezes UODO mógł orzec za stwierdzone w niniejszej sprawie naruszenie) będzie dla niego karą dolegliwą i przez to skuteczną, ale również możliwą do jej poniesienia bez zagrożenia materialnych podstaw jego bytu i prowadzonej przez niego działalności.
39. Mając na uwadze przepis art. 103 u.o.d.o.  Prezes UODO za naruszenia opisane w sentencji niniejszej decyzji, nałożył na Spółkę – stosując średni kurs euro z dnia 30 stycznia 2023 r. (gdzie 1 EUR = 4,7160 PLN) – administracyjną karę pieniężną w kwocie 14 148 zł (co stanowi równowartość 3 000 EURO).

Mając powyższe na uwadze Prezes UODO orzekł jak w sentencji niniejszej decyzji.

Pouczenie

• Decyzja jest ostateczna. Zgodnie z art. 53 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2023 r., poz. 259), zwanej dalej „p.p.s.a.”, od decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia, za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Od skargi należy wnieść wpis stosunkowy, zgodnie z art. 231 w związku z art. 233 p.p.s.a. Zgodnie z art. 74 u.o.d.o. wniesienie przez stronę skargi do sądu administracyjnego wstrzymuje wykonanie decyzji w  zakresie administracyjnej kary pieniężnej.
• W postępowaniu przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym Strona ma prawo ubiegać się o prawo pomocy, które obejmuje zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego lub rzecznika patentowego. Prawo pomocy może być przyznane na wniosek Strony złożony przed wszczęciem postępowania lub w toku postępowania. Wniosek jest wolny od opłat sądowych.
• Zgodnie z art. 105 ust. 1 u.o.d.o., administracyjną karę pieniężną należy uiścić w terminie 14 dni od dnia upływu terminu na wniesienie skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, albo od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu administracyjnego, na rachunek bankowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych w NBP o/o Warszawa nr 28 1010 1010 0028 8622 3100 0000.
• Ponadto, zgodnie z art. 105 ust. 2 u.o.d.o., Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych może, na uzasadniony wniosek podmiotu ukaranego, odroczyć termin uiszczenia administracyjnej kary pieniężnej albo rozłożyć ją na raty. W przypadku odroczenia terminu uiszczenia administracyjnej kary pieniężnej albo rozłożenia jej na raty, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych nalicza od nieuiszczonej kwoty odsetki w stosunku rocznym, przy zastosowaniu obniżonej stawki odsetek za zwłokę, ogłaszanej na podstawie art. 56d ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.), od dnia następującego po dniu złożenia wniosku.